용인시 민원통지서류 원스톱 발송 시스템

[시사인경제] 용인시가 일일이 수작업으로 하던 대량 우편물 발송작업을 자동으로 처리하는 시스템을 구축해 연간 수천만원의 예산을 절감하게 됐다.

용인시는 민방위 훈련소집 통지서와 같은 대량 발송 우편물을 우정사업본부와 연계해 자동으로 발송할 수 있는 ‘원스톱 우편물 발송 시스템’을 구축해 이달초부터 본격 가동하고 있다고 30일 밝혔다.

용인시가 외부업체에 의뢰해 7개월여에 걸쳐 개발한 이 시스템은 용인시가 우정사업본부에 데이터를 보내면 자동으로 3단으로 접혀 주소까지 찍힌 우편물을 출력해 발송하도록 돼 있어 별도의 봉투작업을 할 필요가 없어진 것이다.

이전에는 민방위 훈련소집 통지서나 주·정차 위반 과태료 통지서 등을 발송하려면 사람이 일일이 봉투작업을 해야만 했다.

특히 민방위 훈련소집 통지서 발송의 경우 읍·면·동 주민센터에서 수기로 출력해 일일이 봉투작업 등을 했기 때문에 담당자가 매달 시간외 근무나 휴일근무를 하는 게 일반적이었다.

현재 자동발송작업이 적용되는 업무는 민방위 훈련소집 통지서를 비롯해 불법 주·정차, 장애인 주차구역 위반, 건설기계 불법주기 및 사업용 차량 밤샘주차 등에 대한 과태료 통지서 등이며 향후 대량 발송이 필요한 모든 우편물에도 확대할 계획이다.

이에 따른 비용절감도 민방위 훈련소집 통지서의 경우 각 읍면동에서 평균 매달 3일간 3시간씩, 연간 10회에 걸쳐 연장근무를 하는 것을 감안하면 연간 2,790만원 상당에 달할 것으로 분석된다.

또 민방위 훈련소집 통지서나 불법 주·정차 과태료 고지서 등을 통합 발송함으로써 3%를 할인받아 연간 우편요금에서 추가로 2,220만원 정도를 절감하게돼 총 5천만원 상당의 비용절감 효과가 있는 것으로 추정된다.

특히 수기 출력과 봉투작업 등에 소요되는 시간을 단축하는 만큼 우편물을 빠르게 발송할 수 있어 지연발송으로 인한 민원발생 소지를 원천적으로 개선해 행정 효율성도 높아질 것으로 기대된다.

시 관계자는 “개발업체와 이 시스템에 대해 공동개발 및 사업확대를 위한 업무협약을 체결해 타 지자체에 보급할 때마다 일정액의 로열티를 받기로 해 세외수입도 기대된다”고 말했다.